Exquando est une société leader dans le domaine de la gouvernance et de la gestion de l'information qui aide les organisations à gérer, numériser et organiser les données de l'entreprise. L'entreprise a assuré la gestion de documents dans le cadre de projets de construction pour des maîtres d'ouvrage tels que Belfius, Solvay, GSK Vaccines, Union Chimique Belge (UCB), Univercells, Takeda et Eurogare.
Comme Bricsys 24/7, Exquando a pour mission de veiller à ce que la bonne information se trouve avec les bonnes personnes au bon moment. Lorsque l'équipe de projet d'un client a besoin de systèmes et d'outils de soutien dans un environnement de données commun, le nuage de données de construction de Bricsys 24/7 est la solution d'Exquando depuis 2013.
Le Défi
En 2019, UCB, une société biopharmaceutique internationale, a commencé à construire un site de production biologique durable en Belgique. Ce projet a constitué un investissement important et stratégique pour leur site belge. Pour consolider la documentation de construction de l'usine de 17 000 m2, UCB a choisi Exquando pour entamer cette tâche complexe.
Défi n°1 : Nuage de données de construction rapide et efficace pour un déploiement tardif
Exquando devait déployer rapidement la solution CDE pour le projet de construction, en la rejoignant plus tard dans la construction. L'équipe d'Exquando a dû rassembler les données et les résultats de centaines de parties prenantes issues de professions et de métiers différents.
Défi #2 : Utilisation intuitive pour des utilisateurs multi-professionnels
Exquando compilait et gérait toute la documentation "as-built" des différentes parties prenantes à la construction. Avec des centaines d'utilisateurs au bureau et sur le terrain, Exquando avait besoin d'un nuage de données de construction accessible et convivial.
La solution
Pour comprendre l'avant et l'après de l'implémentation de Bricsys 24/7, nous avons parlé à Sabine Boël, Document Management Expert chez Exquando, responsable du déploiement de Bricsys 24/7 sur le projet d'UCB.
Maîtriser le chaos
Avant qu'Exquando ne présente Bricsys 24/7 comme CDE du projet, Sabine a décrit le besoin de mettre fin à "le chaos, avec des documents partout" et de fournir "un espace dédié aux documents".
Bricsys 24/7 est une application basée sur le nuage, de sorte que les utilisateurs du projet avaient un accès facile via un navigateur web standard. L'installation a été simple et facilitée par les structures de dossiers flexibles de Bricsys 24/7.
Avec une configuration simple et un accès flexible pour un nombre illimité d'utilisateurs, Exquando a implanté Bricsys 24/7 comme CDE final en moins d'un mois.
Adoption conviviale et intuitive
L'ajout d'une nouvelle technologie à un projet en cours est un défi, qui pose souvent plus de problèmes qu'il n'en résout - déploiement du logiciel, intégration dans la pile technologique existante, prise en main et formation des utilisateurs non habitués. Sabine a décrit les 150 utilisateurs :
"Pratiquement tout le monde sur les projets utilise Bricsys 24/7, les gens sur le terrain, les gens au bureau, les ingénieurs, et au moins une personne de chaque discipline sont sur la plateforme".
Sabine a expliqué comment Exquando a progressivement intégré et formé les utilisateurs, pour arriver à la base d'utilisateurs qu'elle est aujourd'hui. Sabine a déclaré que l'adoption n'était pas compliquée parce que "la plateforme est très conviviale".
Sabine a déclaré que les utilisateurs étaient très impressionnés par la visionneuse intégrée dans Bricsys 24/7 et a ajouté que la fonction de recherche était excellente :
"Vous cliquez sur la recherche, et voilà, c'est le document que vous cherchiez ? C'est génial".
Résultats
Bricsys 24/7 - la source unique de vérité du futur
Bricsys 24/7 est la destination de tous les documents compilés du projet pour toutes les parties prenantes. Exquando a créé deux zones pour les documents dans Bricsys 24/7 ; une pour les dossiers tels que construits et une autre comme zone de collaboration pour les ingénieurs afin de réviser, approuver et finaliser les documents.
La puissance de de Bricsys 24/7 en tant qu'environnement de données commun simplifiera la remise du bâtiment à la fin du projet. La plateforme continuera à fournir des données et de la documentation précises et opportunes aux propriétaires pendant la transition de la construction à la gestion des installations.
Wavre, Belgium
Information Governance and Management
Exquando SA
- www.exquando.be
