Exquando is een toonaangevend informatiebeheer- en beheerbedrijf dat organisaties helpt bij het beheren, digitaliseren en organiseren van bedrijfsgegevens. Het bedrijf heeft documentbeheer geleverd bij bouwprojecten voor eigenaars zoals Belfius, Solvay, GSK Vaccines, Union Chimique Belge (UCB), Univercells, Takeda en Eurogare.
Net als Bricsys 24/7 zorgt Exquando ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen is. Wanneer het projectteam van een klant ondersteunende systemen en tools nodig heeft binnen een Common Data Environment, is de constructie data cloud van Bricsys 24/7 go-to-solution van Exquando sinds 2013.
De uitdaging
In 2019 begon UCB, een wereldwijd biofarmaceutisch bedrijf, met de bouw van een milieuvriendelijke biologische productiefaciliteit in België. Dit project was een belangrijke en strategische investering op hun Belgische site. Om de bouwdocumentatie voor de fabriek van 17.000 m2 te consolideren, koos UCB voor Exquando om aan de complexe taak te beginnen.
Uitdaging #1: Snelle en efficiënte constructie data cloud voor laattijdige inzet
Exquando moest de CDE-oplossing snel inzetten voor het bouwproject en later in de bouw aansluiten. Het Exquando team moest inputs en deliverables verzamelen van honderden belanghebbenden uit verschillende beroepen en ambachten.
Uitdaging #2: Intuïtief te gebruiken voor multi professionele gebruikers
Exquando verzamelde en beheerde alle as-built documentatie van de verschillende belanghebbenden over de constructie. Met honderden gebruikers ook op kantoor en in het veld, had Exquando een constructie data cloud nodig die toegankelijk en gebruiksvriendelijk zou zijn.
De oplossing
Om de voor en na de implementatie van Bricsys 24/7 te begrijpen, spraken we met Sabine Boël, Document Management Expert bij Exquando, verantwoordelijk voor de implementatie van Bricsys 24/7 op het project van UCB.
De chaos in toom houden
Voordat Exquando Bricsys 24/7 introduceerde als de CDE van het project, beschreef Sabine de noodzaak om "chaos, met overal documenten" en bieden ''een speciale ruimte voor documenten.''
Bricsys 24/7 is een cloudgebaseerde applicatie, dus de gebruikers van het project hadden eenvoudig toegang via een standaard webbrowser. De set-up was eenvoudig en gemakkelijk dankzij de flexibele mapstructuren van Bricsys 24/7.
Met een eenvoudige setup en flexibele toegang voor onbeperkte gebruikers, implementeerde Exquando Bricsys 24/7 als de uiteindelijke CDE in minder dan een maand.
Gebruiksvriendelijke, intuïtieve acceptatie
Het toevoegen van nieuwe technologie aan een live project is een uitdaging en brengt vaak meer problemen met zich mee dan het oplost: software-implementatie, integratie in de bestaande tech-stack en onboarding en training van ongewone gebruikers. Sabine beschreef de 150 gebruikers:
"Vrijwel iedereen op de projecten gebruikt Bricsys 24/7, mensen in het veld, mensen op kantoor, de ingenieurs en minstens één persoon van elke discipline zijn op het platform."
Sabine legde uit hoe Exquando geleidelijk gebruikers aan boord nam en trainde, en het gebruikersbestand opbouwde tot waar het nu is. Sabine zei dat de adoptie niet ingewikkeld was omdat het "platform super gebruiksvriendelijk is".
Sabine zei dat gebruikers erg onder de indruk waren van de ingebouwde viewer in Bricsys 24/7 en voegde eraan toe dat de zoekfunctie uitstekend was:
"Je klikt op de zoekopdracht, en oké, dat is het document waarnaar je op zoek was ... Het is cool."
Resultaten
Bricsys 24/7 – de enige bron van waarheid van de toekomst
Bricsys 24/7 is de bestemming voor alle documenten die in het project zijn verzameld voor alle belanghebbenden. Exquando heeft twee gebieden gecreëerd voor documenten in Bricsys 24/7; een voor de as-built records en een andere als een samenwerkingsgebied voor de ingenieurs om documenten te beoordelen, goed te keuren en af te ronden.
De kracht van Bricsys 24/7 als een gemeenschappelijke data-omgeving zal de oplevering van het gebouw stroomlijnen bij de voltooiing van het project. Het platform zal de eigenaren tijdige en nauwkeurige gegevens en documentatie blijven verstrekken tijdens de overgang van bouw- naar facilitair beheer.
Wavre, Belgium
Information Governance and Management
Exquando SA
- www.exquando.be
