Ihre Suche endete schließlich, als sie ihre zentralisierte Datenbank, in der alle ihre Asbestdaten gehostet wurden, mit Tessellat kombinierten, einer BricsCAD-basierten App, die von Liris, einem lokalen BricsCAD-Partner, entwickelt wurde.
Herausforderung
Hospitals of Strasbourg wurde 1105 gegründet. Es ist jetzt eine Gruppe von fünf Krankenhäusern mit Einrichtungen auf einer Fläche von über 630.000 Quadratmetern. Es ist auch der führende Jobanbieter im Elsass in Frankreich mit über 12.000 Mitarbeitern, darunter 3000 Ärzte. Zu seinen Aufgaben gehören Pflege, Forschung und Lehre.
Da viele ihrer Einrichtungen Jahrzehnte, wenn nicht Jahrhunderte alt waren, mussten sie die Minimierung der Asbestrisiken für ihre Mitarbeiter und Drittanbieter ernst nehmen. Im Jahr 2015 erforderten rund 70% der 630.000 Quadratmeter ihrer Einrichtungen die Verwaltung asbestbezogener Daten, um die mit Asbest verbundenen gesundheitlichen, rechtlichen und finanziellen Risiken zu vermeiden.
Das Asbestdatenmanagement wird zu einer großen Herausforderung für das Dokumentenmanagement. Jeder asbesthaltige Gebäudeteil muss über die richtigen Dokumente verfügen, und alle Maßnahmen zur Diagnose, Kontrolle, Prüfung, Neutralisierung oder Entfernung des Asbest müssen vollständig mit einer Beschreibung, Namen, Adressen, Daten und anderen erforderlichen Daten dokumentiert sein. Das ist keine einfache Aufgabe.
Bei HUS wurde die Situation unüberschaubar. Ihr Einrichtungsmanagement-Personal hatte Probleme mit der traditionellen, dezentralen Art und Weise, wie sie Dokumente verwalteten. Ohne einen zentralen Standort für die Asbestdaten und eine einfache Möglichkeit, diese Daten bestimmten Standorten zuzuordnen, war es schwierig, auf Dokumente zuzugreifen oder sie zu teilen. Sie könnten bei Bedarf nicht verfügbar sein, auf dem Gerät eines Mitarbeiters isoliert oder im schlimmsten Fall verloren gehen.
Dadurch wurde es schwierig, alle relevanten Dokumente für Auftragnehmer von Drittanbietern zur Verfügung zu stellen, bevor sie in den HUS-Einrichtungen arbeiten. Einige Aktivitäten wurden durchgeführt, aber nie genau dokumentiert. Andere Aktivitäten wurden dupliziert, weil die Dokumentation verloren ging oder unvollständig war. Wenn die Dokumente für eine Asbestdiagnose verloren gingen, würde die Einrichtung einer weiteren Diagnose durch einen anderen externen Prüfer unterzogen.
Um diese einzigartigen Probleme bei der Dokumentenverwaltung zu lösen, benötigte HUS eine Technologie, die zwei Dinge tun würde. Es würde die gesamte Asbestdokumentation zentralisieren, sodass es bei Bedarf immer verfügbar war und diese Dokumente problemlos den richtigen Einrichtungen zuordnen konnte.
Lösung
Die Lösung, die schließlich den Anforderungen des Asbestdatenmanagements der Hospitals of Strasbourg entspricht, begann damit, ihre traditionellen Methoden zur Dokumentenspeicherung durch eine zentrale Datenbank zu ersetzen, in der alle Asbestdaten gehostet werden.
Der andere Teil der Lösung war eine kundenspezifische Anwendung namens Tessellat, die von Liris entwickelt wurde, einem unabhängigen Unternehmen mit Sitz in Straßburg, das von 3D-Experten gegründet wurde. Liris liefert seit über 20 Jahren zuverlässige, wirtschaftliche BIM-Lösungen für Geschäftsinhaber. Das frühere Ecosystem-Partner von Autodesk ist seit fünf Jahren Partner von Bricsys auf dem französischen Markt. Liris erstellte ein Dashboard und eine grafische Benutzeroberfläche, unterstützt von BricsCAD, die mit der zentralen Datenbank verbunden waren, die HUS entwickelt hatte. Die endgültige Lösung war ideal.
Ergebnis
Die zentralisierte Datenbank, die die Hospitals of Strasbourg intern entwickelt hat, gab ihnen eine zentrale Quelle der Wahrheit für ihre gesamte Asbestdokumentation. Ohne diesen ersten Schritt wäre die Lösung nicht möglich gewesen. Doch als diese Daten mit den BIM-Funktionen von BricsCAD verbunden waren, wurde sie zum perfekten Werkzeug für das Asbestdatenmanagement. Dafür gab es viele Gründe.
Wirtschaftlich und einfach zu bedienen
Die gesamten Anschaffungskosten für HUS betrugen 10-20% des Preises für alternative und dedizierte Einrichtungsmanagement-Lösungen, und Liris konnte die Lösung innerhalb von 12 Monaten von einer Idee zum Leben erwecken. Tessellat verwendet das .dwg-Format, ein offenes Dateiformat, das von den meisten CAD-Software für technische Zeichnungen und Blaupausen verwendet wird, was die Bereitstellung und Nutzung vereinfacht.
Tessellat ist auch flexibel, um den Bedürfnissen verschiedener Benutzer und Asbestmanagement in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Gebäudes gerecht zu werden. Die BricsCAD-basierte grafische Benutzeroberfläche gibt Benutzern die Möglichkeit, 3D-Darstellungen von HUS-Einrichtungen zu untersuchen und zu markieren, und die Dashboard-Oberfläche ermöglicht ihnen den Zugriff auf gebäudebezogene Statistiken und den Export der Ergebnisse im CSV-Format.
Zuordnung von Dokumenten
Tessellat, in Kombination mit der zentralisierten Datenbank mit Asbestdaten von Hospitals of Strasbourg lässt Probleme mit der Dokumentenverwaltung der Vergangenheit angehören.
Die BricsCAD-basierte grafische Benutzeroberfläche von Tessellat basiert auf den Funktionen für Gebäudeinformationsverwaltung von BricsCAD. Mit der BricsCAD-Oberfläche können Benutzer 3D-Zeichnungen der HUS-Einrichtungen in ihrer nativen .dwg-Format öffnen und bearbeiten.
Das bedeutet, dass bestehende Blaupausen einfach in Tessellat importiert werden können und Benutzer Gebäude so sehen können, wie sie im echten Leben erscheinen. Anschließend können sie die Dokumente aus der zentralisierten Asbestdatenbank von HUS mit Gebäudeteilen in den 3D-Zeichnungen verknüpfen, ohne dass andere Anwendungen erforderlich sind.
Verwaltung durch Drittanbieter
Für jeden Gebäudeabschnitt und Gebäudewartungseinsatz Dritter auf dem HUS-Gelände ermöglicht die BricsCAD-basierte Lösung dem Einrichtungsmanagement-Personal, einen aktuellen Asbestdatenordner für jeden Abschnitt ihrer 630.000 Quadratmeter großen Einrichtungen zu extrahieren. Dieser Ordner enthält alle Dokumente, auf die Dritte Zugriff benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen.
Nach jeder Intervention durch Dritte werden asbestbezogene Dokumente aus der Aktivität zu ihrer zentralen Datenbank hinzugefügt, und die detaillierten Abschnitte von Böden, Wänden oder Decken aus dem Eingriff werden in den Zeichnungen des Gebäudes entsprechend gekennzeichnet.
Optimierter Arbeitsablauf
Tessellat, die BricsCAD-basierte Lösung von Hospitals of Strasbourg, löste nicht nur ihre Probleme mit der Dokumentenverwaltung, sondern erleichterte auch den Prozess. Da sie alle ihre Asbestdaten von einer Anwendung aus verwalten können, können sie sicher sein, dass sie korrekt und aktuell sind. Die flexible Schnittstelle vereinfachte nicht nur die Zuordnung von Asbestdaten zu Einrichtungen, sondern stellte auch sicher, dass externe Auftragnehmer alle benötigten Informationen hatten und keine Aktivitäten aufgrund unvollständiger Dokumentation doppelt ausgeführt wurden.
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